vedtekter

Vedtekter for Agder Matforum stiftet 25. Oktober 2007

(sist endret i ekstraordinær generalforsamling 24. Oktober 2012 – § 6 vedr. forretningsadresse)

§ 1 Formål

Agder Matforum har som sitt hovedformål å fremme regional næringsmiddelindustri og bidra til å utnytte fellesskapets ressurser og kompetanse til beste for fellesskapet og den enkelte

medlemsbedrift.

Forumet skal være en møteplass og en katalysator for samarbeid mellom medlemsbedriftene på områdene produktutvikling, produksjon og markedsføringen samt bidra som organisator av fellestiltak/-prosjekter.

§ 2 Medlemskap og medlemskontingent

Som medlemmer kan opptas virksomheter registrert i Foretaksregisteret i Norge med fast forretningsadresse i regionen.

Virksomhetene forutsettes å:

• Drive industriell produksjon / bearbeiding av næringsmidler i regionen.

eller

• Stå for markedsføring, distribusjon og salg av produkter med opprinnelse i regionen.

eller

• Yte faglige tjenester til næringsmiddelindustrien i regionen i forbindelse med produksjon, produktutvikling, markedsføring eller virksomhetsutvikling. Medlemskap skal godkjennes av Agder Matforums styre.

Det betales en fast årlig medlemskontingent som skal dekke drift av forumets sekretariat.

• Størrelsen på medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og gjelder for 2 år av gangen.

• Kontingenten skal betales innen 31. Januar.

• Ved innmelding etter 1. September i et kalenderår reduseres kontingenten med 30% for dette kalenderåret.

• Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år kan av styret strykes som medlem av

forumet. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt.

§ 3 Årsmøtet

Årsmøtet er Agder Matforums høyeste besluttende myndighet. Årsmøtet avholdes årlig innen utgangen av mars med 3 ukers skriftlig innkallingsfrist. Forslag til saker som ønskes behandlet på Årsmøtet sendes Agder Matforums sekretariat senest 2 uker før Årsmøtet.

Årsmøtet skal behandle følgende saker:

• Innkallingens lovlighet

• Valg av ordstyrer og referent samt to representanter for underskrift av protokoll

• Årsmelding og regnskap i revidert stand

• Medlemskontingent for neste 2 driftsår (hvert annet år)

• Budsjett

• Innkomne forslag

• Valg av styre.

• Alle avgjørelser fattes gjennom alminnelig flertall.

• Alle medlemsbedrifter har stemmerett (1 stemme) og er valgbare til tillitsverv i forumet.

• Stemmerett forutsetter at medlemskontingent for gjeldende periode er betalt. Ved skriftlig fullmakt kan det stemmes på andres vegne.

• Årsmøtet er ikke beslutningsdyktig dersom mindre enn 20% av medlemmene deltar.

• Bedrifter som ikke har betalt medlemskontingent for inneværende år kan heller ikke inneha tillitsverv i Agder Matforum.

§ 4 Ekstraordinære årsmøter

Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det.

Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter, med minst 14 dagers varsel.

Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen.

§ 5 Styret

Årsmøtet skal velge et Styre bestående av:

• Leder

• Nestleder

• 2 styremedlemmer

• 1 varamedlem med møte- og talerett

Leder velges separat og for et år ad gangen.

Det øvrige styret og vararepresentant velges samlet.

Minst 2 av styrets faste medlemmer skal komme fra bearbeidings-/produksjonsbedrifter.

Nestleder velges av styret.

Forumets sekretær inngår ikke i styret men har møte-, tale- og forslagsrett i styremøtene.

Styremøter skal avholdes minst 3 ganger årlig. Styret fastsetter agenda og innkaller.

Styret har Årsmøtets fullmakter og er hovedansvarlig for:

• at Årsmøtets vedtak oppfylles

• sekretariatsfunksjonen og å sette retningslinjer for sekretariatets arbeid

• føre kontroll med foreningens økonomi

• Agder Matforums samlede årsmelding.

Styret er ikke beslutningsdyktig dersom mindre enn 50% av styret er tilstede. Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt.

• Styrets medlemmer velges for 2 år av gangen, maks. 6 år.

• Medlemmer som trer ut av styret trer automatisk inn i en valgkomité med funksjonstid på 2 år.

Det utbetales en møtegodtgjørelse på kr. 500 pr styremøte til styrets medlemmer. Direkte kostnader refunderes etter bilag ved deltakelse i eksterne arrangementer på vegne av Agder Matforum.

§ 6 Sekretariat – daglig drift

Den daglige drift av Agder Matforum skal forestås av et sekretariat hvis ansvar og oppgaver fastsettes i separat avtale mellom Agder Matforums styre og sekretariat.

Agder Matforums forretningsadresse skal være i regionen. Styret har fullmakt til å endre adresse innenfor regionen dersom dette er hensiktsmessig for forumets løpende virksomhet.

Agder Matforum har registrert internett domenet www.agdermatforum.no , og det vil bli lagt ut informasjon om forumets virksomhet og aktuelle saker på denne siden.

§ 7 Medlemsrettet virksomhet

Agder Matforum skal være en møteplass for medlemmene og andre deler av ”næringsmiddelclusteret” i Norge.

7.1 Medlemsmøter

Det bør arrangeres minimum 4 medlemsmøter hvert år. Medlemsmøtene legges opp med en faglig ramme. Møtene skal gi orientering om, og diskutere fellestiltak, utveksle erfaringer og presentere aktuelle saker og temaer innenfor bransjens interesseområde og skal også inneholde sosialt samvær / tema. Det må gjerne benyttes eksterne foredragsholdere og/eller legges opp til bedriftsbesøk i kombinasjon med medlemsmøter.

Plan for avholdelse av medlemsmøter utarbeides av sekretariatet for hvert kalenderår og skal godkjennes av styret.

Sekretariatet skal ta seg av det arrangementsmessige i tilknytning til medlemsmøtene samt å sende ut innkalling/program.

Deltakerne dekker selv sine kostnader i forbindelse med sin egen deltakelse mens de arrangementsmessige kostnader forbundet med møtet, om ikke annet på forhånd er gjort kjent for medlemmene, dekkes av Agder Matforum.

7.2 Særmøter

Styret eller sekretariatet i samråd med styret kan ta initiativ til særmøter for å ta opp spesielle temaer, aktuelle saker eller prosjekter utenom fastlagt møteplan.

7.3 Prosjekter

Prosjekter defineres som markedsaktiviteter, kompetansehevende tiltak eller andre felles aktiviteter som ikke inngår i forumets daglige drift.

Agder Matforum skal planlegge og gjennomføre prosjekter – eksempelvis felles messedeltakelse, delegasjonsreiser, konferanser, felles markedsfremstøt m.m. – for faglige og markedsrettede formål i prioriterte markeder.

• Alle medlemmene står fritt til å foreslå / ta initiativ til prosjekter

• Prosjekter skal godkjennes av Agder Matforums styre

• Deltakelse i prosjekter er frivillig, og alle medlemmer har samme rett til deltakelse i prosjektene.

• Prosjektene skal i sin helhet finansieres av deltakerbedriftene pluss evt. tilskudd fra Innovasjon Norge eller andre, etter søknad.

• Ved større prosjekter kan styret oppnevne en egen styringsgrupper.

• Bedrifter som ikke er medlemmer i Agder Matforum vil kunne få adgang til å delta i prosjekter mot et pristillegg (øket egenandel) etter de samme retningslinjer som for medlemmer.

§ 8 Vedtektsendringer

Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene.

§ 9 Oppløsning (§ 9 kan ikke endres.)

Oppløsning av Agder Matforum kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsningen skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall.

Sammenslutning med andre interesseorganisasjoner anses ikke som oppløsning av Agder Matforum.

Vedtak om sammenslutning og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring, jfr. § 9.